O registro pedagógico organiza informações sobre situações observadas no processo educacional. Descreve a atividade, o contexto, a ação do estudante, os apoios utilizados e as respostas apresentadas, permitindo acompanhar o trabalho ao longo do tempo.
Expressões como 'foi bem' ou 'não se interessou' não mostram, sozinhas, o que aconteceu. Um registro mais útil esclarece o que o estudante realizou, em quais condições e com qual ajuda. Também distingue fatos observáveis de interpretações.
Os registros podem subsidiar o Estudo de Caso, a revisão do PEI e a elaboração de relatórios, sem substituir esses documentos. Cada profissional contribui dentro de sua função. A responsabilidade por analisar pedagogicamente as informações não deve ser transferida isoladamente ao profissional de apoio.